Những điều bạn cần biết về bảo mật với máy photocopy cho doanh nghiệp của bạn

Phần lớn các máy photocopy được sản xuất từ ​​năm 2002 sử dụng các ổ đĩa cứng được thiết kế để lưu trữ dữ liệu nhạy cảm và hồ sơ cá nhân. Một máy photocopy kỹ thuật số có khả năng in, quét, fax và sao chép, cũng như email, có một ổ đĩa cứng để lưu trữ tất cả các tài liệu mà trong đó. Nếu bạn đang sử dụng dịch vụ cho thuê máy photocopy, tùy vào cách sử dụng máy photocopy, tài liệu mật và hợp đồng có thể dễ dàng bị rò rỉ khi máy được bàn giao cho khách hàng sau đó.

Dưới đây là một vài ví dụ về việc sử dụng máy photocopy phổ biến có thể gây ra mối đe dọa bảo mật:

• Hồ sơ y tế tư nhân được sao chép trong văn phòng của bác sĩ, được luật pháp bảo vệ.
• Hợp đồng vay được fax hoặc sao chép trong ngân hàng.
• Hồ sơ học sinh, hồ sơ hoặc thẻ báo cáo được in ở trường hoặc trường đại học.
• Thông tin thanh toán của nhà tài trợ được quét bởi một tổ chức phi lợi nhuận.

Điều tồi tệ hơn, việc bảo vệ dữ liệu máy photocopy của bạn có thể không chỉ là vấn đề trong nước. Nó có thể là một mối đe dọa quốc tế. Nếu một máy photocopy được sử dụng hoặc cho thuê được bán cho một đại lý, nó có thể được bán lại ở Mỹ hoặc xuất khẩu ra nước ngoài. Mất thông tin cá nhân như vậy sẽ gần như không thể theo dõi và có thể dễ dàng xâm nhập vào tay kẻ xấu.

Hệ thống thông tin số là con dao hai lưỡi trong vấn đề bảo mật tài liệu

Xem thêm: 4 Lợi Ích Khi Ký Hợp Đồng Thuê Máy Photocopy Tại Phú Sơn

Cải thiện an ninh máy photocopy kỹ thuật số: Xử lý máy photocopy như PC

Nếu bạn không bán lại ổ đĩa cứng máy tính của bạn mà không lau sạch nó, đừng bỏ bê để làm điều tương tự với máy photocopy của bạn. Như chúng ta đã thảo luận, ngay cả máy photocopy văn phòng trung bình có thể chứa đầy dữ liệu nhạy cảm: báo cáo tài chính, số an sinh xã hội của nhân viên, số tài khoản doanh nghiệp, v.v.

Cục Bảo vệ người tiêu dùng kêu gọi mức độ bảo mật dữ liệu cao hơn mỗi khi doanh nghiệp sử dụng máy photocopy:

Có được một máy photocopy. Các máy photocopy được thuê, tân trang lại và sử dụng phải được nhân viên CNTT của công ty sàng lọc; một ổ cứng máy photocopy phải được bảo đảm trước khi nó đi vào một doanh nghiệp.

Mua hoặc thuê máy photocopy. Tìm hiểu chi tiết về bảo mật máy photocopy từ nhà cung cấp; hầu hết các nhà bán lẻ máy photocopy cung cấp các tính năng bảo mật dữ liệu thiết bị, bao gồm mã hóa và ghi đè.ư

Phân quyền người dùng trên máy photocopy có thể giúp bảo mật tài liệu tốt hơn

Sử dụng máy photocopy tại văn phòng. Các tính năng bảo mật của máy photocopy nên được sử dụng mọi lúc tùy ý trong văn phòng; ghi đè ổ cứng an toàn được đề xuất hàng tháng.

Có thể bạn chưa biết: Cách thích hợp để di chuyển máy photocopy

Bán lại hoặc trả lại máy photocopy. Một nhà sản xuất hoặc đại lý có thể cung cấp thêm thông tin về việc bảo vệ một máy sao chép đĩa cứng trước khi bán lại hoặc trả lại theo hợp đồng thuê. Dịch vụ Thuê máy photocopy quận Hai Bà Trưng nâng cao khả năng bảo mật tài liệu
của Phú Sơn sẽ tư vẫn cho bạn những giải pháp hữu hiệu nhất để xử lý thông tin trước khi bàn giao máy photocopy.  Khi bạn muốn nâng cấp máy photocopy của mình, bằng cách bán lại hoặc trả lại máy photocopy theo hợp đồng thuê, hãy tham khảo ý kiến ​​nhà cung cấp hoặc nhà sản xuất của bạn về giao thức bảo mật dữ liệu chính xác.